什麼原因銀行要求員工社交網站上「謹言慎行」,且別在電子郵件傳送「不在辦公室」的回覆? 報導指出美國銀行業斥資數十億美元加強資訊安全，但是員工在無意間洩漏重要資訊。不少銀行為了強化資安防禦，除了禁止員工使用USB等可攜式裝置，要求在社交網站上「謹言慎行」外，還要求別在電子郵件傳送「不在辦公室」的回覆。
今天在許多企業中，防止資料外洩和目標攻擊是IT管理人員最關心的問題之一。管理人員所特別注意的事情之一，是對可能成為目標攻擊受害者的高價值人員所做的勘查和針對行為。不過，一個比較不被人注意到的資料外洩來源是Outlook 自動回覆（out-of-office）通知。
試想一下標準的外出通知內容。會有收件者為何不在辦公室內的簡短說明，寄件者可以聯絡的替代對象，以及他們何時回來的預定時間。也可能包括使用者的電子郵件簽名，如果有的話。
約一半的魚叉式網路釣魚（Phishing）目標的電子郵件在Google上找得到
單獨來看，這些資訊似乎不是很多。然而，一個不懷好意的攻擊者可以輕易地去收集多個外出通知。根據趨勢科技發表的魚叉式網路釣魚(Spear Phishing)研究，大約有一半的魚叉式網路釣魚（Phishing）收件者的電子郵件地址可以利用Google在網路上找到。在大部分情況下，企業的電子郵件地址會遵循可預測的 firstname_lastname@companyname.com格式。這也使得只要知道員工的名字，就可以知道他們的電子郵件地址。
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假期即將到來，也是不懷好意的攻擊者進行攻擊的機會來臨。當你使用這些自動回函時，心懷不軌的駭客，可說是找到”主人不在家”的大好機會，正好借機來個闖空門。無論是現實財務或是電子檔案，都有可能引發竊賊覬覦。
根據報導，這類行騙得逞的案例，還真不少。如果你沒有警覺心，而將一些機密資料洩漏給對方，那麼損失可就慘重了。
Outlook 的郵件自動答錄機已成為犯罪工具,這類犯罪行動已經有前科可循。一封 IT 經理的郵件自動回覆信件，可能給犯罪份子什麼樣的啟發呢？以下是個錯誤示範：
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你好，目前正值新春過年長假，因此我無法回覆你的信件，如有急事，請打我的手機：123456789，或者與我的助理周小姐聯絡，他的電話是：987654321前端科技IT協理王小明
Facebook：xxx@hotmail.com
Skype:XXXXLiu
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英國發現專門蒐集 Outlook 的郵件自動答錄訊息的不法集團
上述這封信提供各種詐騙集團，各取所需的訊息:
1.電話詐騙者：謊報親友遭綁架，限時勒索贖金，助理周小姐也可能成為電話騷擾對象。
2.垃圾郵件業者：確認這是個有效 eMail 地址，而且可鎖定IT人士特質大力放送商業宣傳廣告。
3.駭客：這是最糟的狀況了，當駭客收到這封信件時，他知道前端科技的IT部門正處於人力薄弱的大好時機，攻擊的困難度大為降低。
英國警方早在幾年前發現，有些犯罪集團刻意使用垃圾郵件(SPAM)名單來搜尋Outlook的郵件自動答錄訊息，因為對他們而言這是最簡易取得受害者公司名稱、所在地、職業類別與電話等個人資料最不花力氣的方法。
當心假職務代理人幫忙回信無論是現實財務或是電子資料，都有可能因為自動回覆信件，而引發竊賊覬覦。比如冒充你的職務代理人，發送類似的信件—
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親愛的客戶你好，因王小姐近日休假，我是他的職務代理人，關於你在＊＊的帳戶，這段期間由我你服務。
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四個使用Outlook的郵件自動回覆功能的注意事項
當你離開辦公室時，相信你只希望Outlook的郵件自動回覆功能，給你業務往來的工作夥伴，不需要對不認識的陌生人大分貝昭告，”我-不-在-辦-公-室，歡-迎-來-闖-空-門！！”
1.Outlook「郵件答錄機助理員」別透露太多個人或他人訊息
提醒你，休假前，別忘了關閉所有網路連線。要不然，就得讓防毒軟體為你把關。使用Outlook「郵件答錄機助理員」自動答覆功能設定時，言簡意賅，別暴露太多的行蹤與個人資料。
另外,與其說某項業務該如何去聯絡誰，不如改成「請通知我的主管」或「我的部門助理」。
2.公司內外設定不同的通知內容
使用者和IT管理人員可以做些什麼？幸運的是，電子郵件伺服器軟體在這些年已經大有進步了，可以適當地控制外出通知。例如，使用者可以設定通知給公司內部的人，而外部的人就用另外一份通知。
3.管理者可設定特定網域為不允許自動回覆黑名單
管理人員也可以強制使用更複雜的控制。可能不允許某些使用者發送外出通知給所有公司外的人，也可以將特定網域加入黑名單/白名單內，就看需要做到什麼等級的安全性。
4.你不一定要用自動回覆功能
使用者也可以選擇完全不使用這功能，直接手動發送電子郵件給該通知的人，說自己會不在辦公室。
如此一來，當你在馬爾地夫享受陽光時，即使垃圾郵件(SPAM)進入你的信箱，別有居心者也不會得知你出遠門的訊息，但那些頂頭上司或是工作夥伴，卻可以知道你「暫停服務」的訊息。
總而言之，外出通知是攻擊者進行勘查時一個有價值的目標，但也是使用者和管理者可以將之控制在合理範圍的威脅。所需要作的只是讓大家了解到這種威脅的存在，希望已經達到這目的了。
同場加映: 四個不經意留下 Email 的行為
如何避免你的Email外流?避免陰暗角落的網路宵小收到你的自動回覆信件之外,
想想看，你是不是曾在網路上訂閱某些刊物、為了取得贈品曾留下過email帳號，你的這些個人資料，也有可能轉賣給垃圾郵件業者喔！資安專家趨勢科技提供以下幾個秘訣，免得成為犯罪者覬覦的工具。
- 在線上填寫個人基本資料時，請務必謹慎小心。即使對方看起來像是合法公司，也不要掉以輕心，因下一步你的名單可能被賣出去或被列入其他目的的Mail list。
- 在公開張貼文章時請留意。很多有意圖者利用特殊的軟體掃瞄新聞討論區的主旨表頭，藉以搜集EMail名單。避免資造外流，在刊載文章時，可以選擇將Email address刪除。
- 跟你所屬的Email群組成員表達你對Email address的隱私權相當重視，提醒他們別在Email傳送過程中將名單曝光。
- 盡量用密件副本發信給群組，轉寄信件時記得把原始寄件者和收件人的Email adderss刪除。
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