商用檔案從意想不到的地方洩漏個人資料？
我們在工作中經常使用Microsoft公司的Excel® /Word® /PowerPoint®等辦公室軟體（製作文件、簡報資料、試算表等的軟體）。大家知道嗎？以辦公室軟體建立的文件檔案中儲存有「建立者」、「上次儲存者」及「公司」等屬性資料 若未修改針對特定客戶所製作文件的屬性資訊而四處沿用，很可能會洩漏不應出現的公司名稱或專案名稱等客戶資訊。
另外，文件檔案中也儲存了各種非顯示的意見、修訂記錄、版本、註釋及隱藏文字等。輕井弟因為還在公司培訓階段，因此沒有造成嚴重的後果，但與公司外部往來的文件檔案中若留有這些資訊，即可能洩漏個人資料或機密資訊。在Office 2010中，可使用「文件檢查」功能，刪除儲存於文件檔案中所有不必要的資訊。若使用Word® 2010，步驟如下。
開啟文件檔案，按下「檔案」標籤並選擇「資訊」，然後按一下「查看問題」。按一下「文件檢查」，勾選想要刪除的項目。按下「檢查」時，就會檢查檔案內是否包含所勾選的項目，按一下「全部移除」按鈕即可刪除不必要的資訊。
※ 若使用Word 2007時，請使用「Office按鈕」-「發佈準備」-「文件檢查」進行檢查及刪除
但是，刪除所有個人資料及非顯示的資訊之後，可能會無法復原。在進行文件檢查之前，建議將檔案以不同的名稱另外儲存。
與公司外部進行商用文件檔案的往來時，請養成事先刪除不必要資訊的習慣。
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