再寄送電子郵件時,以下的狀況是否似曾相識:
你是否有發生過以下的糗事?
一時不小心的錯誤操作不只當時很糗,,可能會釀成貴單位資料外洩!
⬜將信件傳送給非收件人,只因為名字很像?
⬜寄出了錯的附件檔,還是對方提醒才知道?
⬜將BCC和 CC 欄位弄錯,曝光了不該不曝光的 email?
當業務機密及客戶的資料外洩，會給企業帶來致命的傷害。本文將介紹因為「手機/筆電/隨身碟等裝置遺失」、「誤發電子郵件」、「內部非法盜用資料」所導致的企業資料外洩，以及員工應採取的對策。
導致企業資料外洩的內部因素為何？
聽到企業的資料外洩時，是不是會聯想到源於網路攻擊的惡意入侵等外部因素呢？但其實員工疏失、非法行為等內部因素所占的比例更大。
根據日本網路安全協會（JNSA）公布的「2018年資訊資安事件調查報告書」，企業內發生資料外洩的原因有7成以上為內部因素。其中最多的是「遺失、遺忘」占整體的26.2%，接著是「不當操作」占24.6%。還有「內部犯罪、內部非法行為（2.9%）」、「將資訊非法帶出（2.3%）」等非法行為。接著讓我們分別探究其發生的原因。
因「手機/筆電/隨身碟等裝置遺失」、「誤發電子郵件」、「內部非法盜用資料」導致的資料外洩
●手機/筆電/隨身碟等裝置遺失
若遺失、遺忘電腦或智慧型手機，就可能會有資料外洩的風險。因此，企業配發給員工的裝置一般都會實施資料外洩防護措施，像是遠端鎖定裝置、刪除內部資料等機制。
那麼，若是員工在工作上擅自使用的私人裝置呢？資料外洩防護等級會根據使用者的知識及道德意識而有所不同，由於超出企業管理範圍，因此容易成為資料外洩的源頭。
擅自將私人隨身碟用於商務場合，也會成為資料外洩的途徑之一。員工若遺失私人隨身碟，就可能導致工作資料外流。
●誤發電子郵件
不當操作的代表性例子是弄錯電子郵件的收件人。例如，因複製貼上或輸入錯誤，而誤將信件傳送給和原收件人類似的電子郵件信箱或同名的人，還有選錯附件檔案的案例。
另外，若要一次傳送相同內容的電子郵件給大量客戶，例如傳送活動消息或休長假的通知等時，也很容易操作錯誤。例如，曾有案例原應使用BCC將信件一次傳送給所有客戶，但不小心僅將A公司負責人輸入至CC欄位即寄出，導致對所有收件人公開了A公司負責人的電子郵件信箱。
●內部非法盜用資料
內部非法行為也會導致資料外洩，例如，員工、相關人員或委託廠商負責人等刻意將資訊帶出便屬於此行為。更惡劣的內部非法行為，會在企業內部網路植入惡意軟體，協助第三方惡意入侵。這些行為大多是為了販賣資料給個資名單業者等，以獲取金錢利益。
日本國內某家函授教育公司在2014年7月，公布該公司因內部非法行為導致客戶個人資料外洩。此事件起因於該公司的子公司委託了某企業維護系統，而該企業的派遣員工存取客戶資料庫，將資料帶出公司。該員工將約2,900萬筆個人資料賣給個資名單業者，獲取了利益。事件曝光後，該公司忙於向被害人道歉、實施事後調查及採取預防再次發生的對策等，造成了莫大損失。派遣公司的員工也因違反日本的不正競爭防止法，最後遭到判刑。
另外有一則工程師遭逮捕的新聞也備受關注，該名工程師任職於前一份工作時，將業務機密非法帶出，之後到競爭對手的公司上班。
員工應採取的資料外洩防護對策
遵守工作單位的安全防護政策及指南行動是員工的責任與義務。希望每個人都抱持高度的危機管理意識，採取以下的資料外洩防護對策。
手機/筆電/隨身碟等裝置遺失對策
若取得工作單位許可，將私人電腦、智慧型手機、隨身碟帶至商務場合時，必須採取萬一遺失時的對策:。
【使用Windows電腦時】
- 啟用登入密碼
每次啟動電腦都必須輸入事先設定的密碼，因此有助於避免裝置遭到第三方非法操作。請設定第三方難以推敲的密碼。Windows 10除了密碼認證外，還能選擇臉部辨識或指紋認證。
- 做好遺失也能找回來的準備
啟用Windows 10內建的「尋找我的裝置」功能及GPS（位置資訊服務），就能從其他連接網路的裝置尋找遺失裝置的位置並上鎖。建議使用具備尋找功能的安全防護軟體，當裝置連接網路時，就可從IP位址鎖定其位置。
尋找並鎖定遺失的Windows 裝置 – Microsoft Support
【使用智慧型手機時】
- 啟用螢幕鎖定
建議將手機設定為超過特定時間沒有操作就會自動鎖定。若要解除鎖定，必須輸入事先設定的密碼，因此有助於避免智慧型手機遭到第三方非法操作。部分機型可使用臉部辨識或指紋認證。
- 做好遺失也能找回來的準備
在智慧型手機上開啟「尋找我的iPhone（為iOS時）」、「尋找我的裝置（為Android OS時）」及GPS等基本功能後，就可從連上網路的電腦等找出遺失裝置的位置，從遠端將裝置上鎖、刪除裝置內的資料。部分針對智慧型手機的安全應用程式，具備能從遠端將裝置上鎖、刪除資料、搜尋裝置、拍攝惡意使用者等功能。
【使用隨身碟時】
- 使用附有安全防護功能的隨身碟
建議使用可加密儲存資料、自動掃描病毒的隨身碟。
誤發電子郵件對策
使用電子郵件難免會產生誤傳的風險，因此應確認工作單位訂定的電子郵件使用規則，並確實遵守。
- 傳送前確認收件人及附件檔案是否無誤
一般電子郵件軟體或網頁電子郵件都具備一項功能，只要在收件人欄位輸入任意字母，就會顯示以該字母為首的電子郵件信箱清單。使用此功能時，需謹慎地輸入電子郵件信箱，直到待選清單剩最後一個結果。此外，建議在平時整理好資料夾，避免選錯附件檔案。
※為了不涉及非法行為……
建議參加安全防護及法規遵循的研習，了解將資訊非法帶出公司是違反道德倫理的行為。安全防護基準達到一定程度的企業，會採取各式各樣的資料外洩防護對策，如引進門禁管制系統、防盜攝影機、控管外接儲存裝置等、設定對伺服器的存取權限等。此外，還會記錄伺服器的存取紀錄及使用者操作紀錄等，建立相關體制以便在資料外洩時追蹤原因及受害狀況。請銘記在心，若非法行為遭到揭發，不但須承擔企業因該行為所遭受之損害，還可能面臨刑事責任。
※本篇報導係依撰文當時的資訊製作而成。